واحدهای فناور (دانشگاه ها، موسسات آموزش عالی و شرکت های دانش بنیان) ابتدا از طریق مکاتبه نماینده تام الاختیار خود را به دبیرخانه معرفی می‌نمایند. پس از تایید دبیرخانه و دریافت نام کاربری و رمز عبور، می توانند اطلاعات واحد خود را ثبت نمایند.

اعضای هیئت علمی دانشگاه ها و موسسات آموزش عالی برای ثبت پیشنهاده لازم است ابتدا در سامانه ثبت نام نموده، پس از تایید صلاحیت آنها توسط نماینده واحد مربوطه می‌توانند نسبت به ثبت پیشنهاده اقدام نمایند.

پس از تایید اعضای هیئت علمی توسط واحد پژوهشی مربوطه، می توانند از طریق پروفایل خود نسبت به ثبت پیشنهاده اقدام نمایند.

پس از مذاکرات با متقاضی، در صورت توافق طرفین قرارداد منعقد می‌شود. قرارداد توسط متقاضی در سامانه بارگزاری می‌شود.